Warum wir Ordnung halten sollten

Eines vorweg, egal was Sie im Büro machen, egal welche Aufgaben Sie zu erledigen haben, aufräumen und Ordnung schaffen gehört dazu. Ob Sie sofort aufräumen oder erst dann, wenn es nicht mehr anders geht. Es muss gemacht werden. Machen Sie es sofort, sieht es dauerhaft ordentlich und vertrauenswürdig bei Ihnen aus. Sie sparen deutlich mehr Zeit und können Ordnung schaffen und sauber machen entspannt angehen und nicht erst, wenn ein Kundenbesuch bevorsteht. Ich habe ein paar Tipps, wie Sie effektiv Unordnung bekämpfen können.

Unordnung trägt dazu bei die Übersicht zu verlieren

Schlachtfeld Büro

Ein Schlachtfeld wurde hinterlassen. Fliegen kreisen in der Luft, angelockt von einem Geruch der Verwesung. Überall türmen sich Haufen von irgendwas, vielleicht Schutt, vielleicht Asche. Etwas Brauchbares kann hier niemand finden. Der finale Schlag hat längst begonnen. Die Stimmung ist auf einem tiefen Punkt.

Puh, klingt dramatisch. Ganz so schlimm sieht es in den meisten Büros zum Glück nicht aus. Egal ob privater kleiner Schreibtisch, oder Großraumbüro: Vollgeschriebene Blätter kreuz und quer auf dem Schreibtisch verteilt. Suchende Mitarbeiter, die laut fluchend ihre Schubladen durchwühlen. Kugelschreiber, die sich immer weiter auf dem Tisch vermehren, Teller, Tassen und Verpackungsreste ergeben ein vollkommendes Bild. Ja, das kennen die meisten. So oder so ähnlich. Dabei ist Ordnung elementar wichtig.

Warum ist Ordnung wichtig?

Stellen Sie sich einmal vor, ein riesiger Berg aus alten Zeitungen, Büchern und nassen Zeitschriften liegt vor Ihnen. Ja genau, ein riesiger Berg. Schweißperlen tropfen von Ihrem Gesicht, wenn Sie nur daran denken, dort etwas zu finden. Schließen Sie einen Moment die Augen, stellen Sie sich bitte dieses Chaos vor. Irgendwo blinkt die Leuchte eines Telefons, einige verpasste und unbeantwortete Anrufe. Hier und da fallen Kugelschreiber von diesem Berg. Kurz durchatmen, Kraft tanken. Dann tippe ich Ihnen von hinten auf die Schultern.

»Hallo«, sage ich, »bitte recherchieren Sie zu dem Thema »SEO in Essen«, bitte beachten Sie auch Berichte über »Suchmaschinenoptimierung aus Essen«. Sie nicken stumm, der Schweiß tropft immer noch von Ihrer Stirn und Ihre Augen werden immer größer, wenn Sie an diesen Berg vor Ihnen denken. »Morgen früh bekomm ich von Ihnen einen detaillierten Artikel, vielen Dank!«, sage ich und verschwinde wieder.

Ordnung ist der Schlüssel zum Erfolg

Ordnen und kämpfen

Wie um alles in der Welt holen Sie aus den nassen Zeitschriften, alten Zeitungen und langsam aufweichenden Büchern die nötigen Informationen heraus? Sie brauchen erst einmal einen Block auf dem Sie schreiben können. Und einen guten Stift, damit der Text nicht nur inhaltlich, sondern äußerlich ebenso schön wird. Ich denke, wenn die Zeitungen sortiert wären, die Zeitschriften nicht nass und verklebt und in einem separaten Fach Ordnung finden würden und die Bücher in Reihe und Glied im Regal stehen würden, wäre die Aufgabe recht schnell erledigt.

Dann hätten Sie vor sich Ihren Block und nur einen Stift der funktioniert und könnten sich an die Arbeit machen. Ein freier Schreibtisch würde Ihnen helfen, Ihr Recherchematerial auszubreiten. Viel zu häufig fliegen kaputte Stifte auf den Tischen herum. Wozu? Auseinanderfallende Blöcke versperren uns wieder die Sicht auf das Wesentliche. Ein schöner Block, ein guter Stift und die Arbeit kann beginnen.

Zurück auf dem Desktop

Das war nur ein simples, analoges Beispiel. Doch lässt es sich in die heutige digitale Welt leicht übertragen. Unser Desktop bei Windows ist zugekleistert mit Ordnern, Dokumenten und sinnlosen Verknüpfungen von Programmen, die wir eh nie brauchen. Bilder werden in ZIP-Dateien heruntergeladen, entpackt und in kryptischen Ordnern archiviert. Niemand wird jemals wissen, warum der Ordner keine vernünftige Beschreibung bekommen hat. Warum die ZIP-Datei nicht gelöscht wurde.

Sie haben mehrere Kunden, bearbeiten am Tag zwei oder drei Kunden. Warum liegen dann von all Ihren Kunden Zettel, Briefe und kleine Informationshäppchen auf Ihrem Schreibtisch und gleichzeitig auf Ihrem Desktop sowie in dem Posteingang herum?

Der Sinn der Ordnung

Wenn ich Ordnung auf meinem Schreibtisch und meinem Desktop halte, finde ich Informationen deutlich schneller wieder. Ruft ein Kunde an, muss ich nicht suchen, ich weiß sofort, wo sein Ordner ist, kann ihm sofort das geben, was er möchte. Bei Aufgaben kann ich mich ausbreiten, Zettel vollschreiben, Bücher wälzen, Dokumente erstellen. Das Geheimnis ist nur, diese am Ende des Tages auch wieder wegzuräumen.

In der Natur, im ganz Kleinen oder im ganz Großen, folgt alles einer bestimmten Ordnung. Der Grund ist: Alles bleibt im Gleichgewicht. Die Natur ist faul, langes Suchen kann sich ein Tier bei der Nahrungssuche nicht erlauben. Ein Löwe weiß, wo er die Antilope findet, er weiß auch, wie sie zu reißen geht. Er muss nur noch eine erwischen. Jetzt stellen Sie sich bitte vor, der Löwe müsste erst lange suchen: »Wo laufen die Antilopen nochmal her?« Oder er müsste überlegen: »Wie fang ich am Besten eine? Jemand Vorschläge?«

Die Evolution ist darauf bedacht, dass Wege immer optimiert werden. Abläufe beschleunigt werden. Denn Verzögerung bedeutet »Rückschritt« und damit irgendwann der tot. Sie werden sicherlich nicht sterben, wenn Ihr Schreibtisch unordentlich ist, aber sie werden langsamer sein, nicht strukturiert arbeiten können.

Ein weiterer positiver Effekt ist, dass spontane Kundenbesuche kein Problem mehr sind. Sie können Ihre Kunden durch Ihr Büro oder die Werkstatt führen, ohne sich zu schämen oder ein schlechtes Gewissen zu haben.

Wichtige Tipps, um ordentlich zu bleiben

• Schreibtisch sauber halten
• Abends Papiere wieder wegräumen
• Tassen und Teller vom Schreibtisch in die Küche
• Schubladen effektiv nutzen
• Immer nur das auf dem Schreibtisch haben, was Sie aktiv bearbeiten
• Nicht kleine Zettel vollschreiben. Benutzen Sie ein kleines Büchlein, in das Sie Notizen und To-Dos schreiben.